Saliste de la asamblea de octubre con un cargo que no pediste y un pendrive. Dentro hay un contrato que no has leído, tres hojas de cálculo y un grupo de WhatsApp con medio colegio. Te contamos qué hacer con todo eso, y en qué orden, para que el curso que viene no dependa de tu memoria.
11 min de lecturaPor el equipo de AZ Futura
La primera semana: leer antes de decidir
Casi nadie monta unas extraescolares desde cero. Lo normal es heredarlas, con sus actividades, su empresa o sus monitores y sus familias que ya pagan. Lo primero es saber qué tienes entre manos, y para eso bastan cuatro papeles y dos conversaciones.
Los papeles. El contrato o acuerdo con quien da las actividades, con su fecha de fin y su forma de renovarse(si no aparece, ya tienes la primera tarea del curso). La lista de grupos de este año, con cuántos niños hay en cada uno. Las cuentas: qué se cobra, quién lo cobra y a qué cuenta va. Y los estatutos de la asociación, que casi nadie abre y que dicen qué puede hacer el AMPA y quién firma.
Las conversaciones. Una con la persona que llevaba esto antes, para que te cuente lo que no está escrito: qué familia se queja siempre, qué aula se inunda, por qué se dejó de ofrecer ajedrez. Otra con la dirección del colegio, para presentarte y preguntar una sola cosa: qué necesita el centro de las extraescolares y qué le molesta de ellas. De lo que te conteste sale medio curso.
Lo que el AMPA y la empresa se reparten, los documentos que hay que pedir y el calendario del año están contados en el reportaje para quien organiza. Aquí seguimos por lo que te toca a ti.
Lo que un AMPA puede hacer, según sus propias normas
Un AMPA es una asociación con una norma propia, un real decreto de 1986 que sigue en vigor1. Es corto, se lee en diez minutos y contesta a cuatro dudas que salen en todas las juntas.
Qué actividades puede organizar. Las que estén previstas en sus estatutos, dentro de los fines que la ley le asigna; entre ellos, colaborar en las actividades educativas del centro. Si tus estatutos son antiguos y no dicen nada de actividades para el alumnado, háblalo con tu federación.
A quién hay que contárselo. Al Consejo Escolar, que debe ser informado de esas actividades. Y a la dirección, a la que la junta directiva comunica antes el uso de los locales. La ley de educación añade que las familias pueden participar en el funcionamiento del centro a través de sus asociaciones, y que el Consejo Escolar aprueba la programación general anual2.
Para quién son. El decreto dice que de las actividades dirigidas a los alumnos «podrán participar todos los alumnos». Es habitual que las familias socias tengan una cuota distinta. Si en tu colegio se hace así, que la federación te confirme cómo plantearlo.
Quién paga los gastos. Los extraordinarios que genere la actividad corren a cargo de la asociación que la organiza.
Y lo que añade tu comunidad
Cada comunidad autónoma concreta el procedimiento. En la de Madrid, el AMPA comunica su plan de actividades a la dirección al empezar el curso, para que pase al Consejo Escolar y se incluya en la programación general anual; ese plan no puede tener carácter lucrativo, y lo que paguen las familias se destina a hacer posible la actividad3. En Castilla-La Mancha, el plan de actividades del AMPA lo aprueba el Consejo Escolar y la asociación presenta al final una memoria que se incorpora a la del centro4. Está con más detalle, junto con lo que se puede pedir de cada aula, en la pieza sobre los espacios.
Un aviso, que no somos juristas: esto es la norma tal como está publicada. Para aplicarla a tu colegio, pregunta en secretaría por las instrucciones del centro y apóyate en tu federación.
Tres formas de llevarlo y lo que pide cada una
Lo que más va a pesar en tu curso es cuánto trabajo de gestión se queda la junta. Hay tres modelos, y los tres se dan en colegios que funcionan bien.
Quién hace qué en cada modelo de gestión
El AMPA lo lleva todo
La empresa gestiona
Mixto
Quién da las clases
Monitores que busca y contrata la propia asociación.
El equipo de la empresa.
El equipo de la empresa.
Inscripciones
La junta: formulario, listas y cambios.
La empresa, con su sistema.
La empresa recoge; el AMPA recibe las listas.
Cobro a las familias
La junta, en la cuenta del AMPA.
La empresa cobra directamente a cada familia.
El AMPA cobra y paga una factura a la empresa.
Quién contesta a las familias
La junta, para todo.
La empresa para el día a día; el AMPA para lo que no se resuelve.
Hay que escribirlo: es donde más se cruzan los cables.
Horas de la junta
Muchas, y todo el curso.
Pocas, concentradas en primavera y en las revisiones.
Intermedias, con picos en septiembre y a final de cada periodo de cobro.
Lo que conserva el AMPA
Todo el control y todas las obligaciones de quien emplea.
Decidir la oferta, los mínimos y la empresa, y pedir cuentas.
Lo anterior, y además ve pasar el dinero.
Encaja cuando
Hay una o dos actividades y alguien con tiempo y oficio.
La junta es pequeña o cambia cada año.
El AMPA quiere aplicar cuotas de socio o ayudas propias.
Si la asociación contrata monitores por su cuenta, se convierte en quien emplea, con lo que eso supone de contratos, Seguridad Social y sustituciones. Antes de dar ese paso, habla con una gestoría y con tu federación.
Seis decisiones, y el orden importa
Lo que más se repite es empezar por la empresa o por el precio, y es empezar por el final. Las extraescolares que duran se deciden en este orden.
Un curso de extraescolares, de la primera pregunta a la última
1
¿Qué necesitan las familias?Se pregunta por escrito, con una encuesta corta, y se cuenta lo que contestan.
Hay demanda clara para unas pocas actividades: se sigue.Contestan muy pocas: se repite por otro canal antes de decidir nada.
2
¿Dónde cabe cada cosa?Con la dirección delante: qué aulas, qué días y hasta qué hora.
Cada actividad tiene su sitio: se sigue.Falta espacio: se recorta la oferta, no se aprieta.
3
¿Quién lo va a dar?Se pide propuesta a dos o tres empresas con la misma información y se comparan con la misma tabla.
Una convence en papeles y en persona: se firma.Ninguna convence: se amplía la búsqueda antes de junio.
4
¿Cómo se apunta y cómo se paga?Una ficha, un plazo con fecha de cierre y una forma de cobro decidida de antemano.
Publicado todo junto, con mínimos y máximos.Queda algo sin decidir: no se abre la inscripción.
5
¿Sale cada grupo?Se cuenta el día del cierre con la lista real.
Llega al mínimo: empieza.No llega: se une, se espera una semana o se cancela con aviso.
6
¿Ha ido bien?Asistencia, opinión de niños y familias, y memoria de la empresa. Con eso se decide el curso siguiente.
Cada paso tiene su artículo: la encuesta, los espacios, la elección de empresa, las inscripciones, el cobro y el grupo que no sale.
Dónde se atasca cada paso
La encuesta se atasca cuando pregunta «¿qué actividades te gustarían?» y recibe cuarenta respuestas distintas. Va mucho mejor si pregunta primero qué días necesita la familia y después ofrece una lista cerrada. Tienes un modelo de diez preguntas para copiar.
La elección de empresa se atasca cuando cada una manda su folleto y no hay forma de ponerlos uno al lado del otro. La salida es mandar a todas la misma hoja, con los mismos datos y las mismas preguntas. En cómo comparar propuestas está la hoja.
Las inscripciones se atascan en la ficha: o pide de más, o le falta el teléfono que alguien coge a las cinco menos diez. Qué debe llevar, qué no, y cómo ordenar una lista de espera está en la pieza de inscripciones.
El cobro se atasca cuando la tesorera comprueba que perseguir treinta transferencias al mes es un segundo trabajo. Cada forma de cobrar reparte el esfuerzo a su manera, y las comparamos en recibo, transferencia o pasarela.
El mínimo se atasca cuando nadie lo escribió y hay que cancelar un grupo de cinco niños mirando a los ojos a cinco familias. Cómo fijarlo y cómo decirlo.
Si el dinero de las extraescolares pasa por la cuenta de la asociación, pasa también por sus obligaciones. La ley de asociaciones pide llevar una contabilidad que refleje la situación de la entidad y las actividades realizadas, y que la asamblea apruebe las cuentas cada año5. Pide además que lo que una asociación obtenga de sus actividades se destine a sus fines y no se reparta entre los asociados ni sus familiares.
Traducido: una línea aparte para extraescolares en las cuentas, el justificante de cada pago y un resumen que cualquier socia entienda en la asamblea. Si queda un remanente, que se sepa cuánto es y en qué se va a usar.
Las preguntas de impuestos y de facturas no son para una guía como esta. Llévaselas a tu federación, que las ha contestado muchas veces, o a una gestoría.
Cinco tropiezos del primer año
Los hemos visto en colegios grandes y pequeños. Si se ven venir, ninguno es grave.
Renovar sin leerEl contrato se prorroga solo cada septiembre y nadie recuerda qué decía. Léelo en tu primera semana y apunta la fecha en la que hay que avisar si se quiere cambiar algo.
Prometer antes de preguntarAnunciar patinaje los martes y descubrir después que el patio está ocupado. Los espacios se hablan con la dirección antes de publicar nada.
Decidir solaLa vocal que lo lleva todo acaba el curso agotada y se lleva lo aprendido. Dos personas con acceso a los mismos documentos, desde el primer día.
Medir por las quejasTres mensajes airados pesan más que cuarenta familias contentas que no escriben. Para eso están la asistencia y el cuestionario.
Cambiarlo todo a la vezEmpresa nueva, oferta nueva y forma de cobro nueva en el mismo septiembre. Si heredas algo que funciona a medias, cambia una cosa por curso.
La carpeta que dejas a quien venga detrás
Las juntas cambian, y es normal: los hijos crecen y las madres y los padres se van con ellos. Así que lo mejor que puedes hacer por las extraescolares de tu colegio es que no dependan de ti.
Una carpeta compartida, propiedad de una cuenta de correo de la asociación y no de la tuya, con seis cosas dentro: el contrato firmado y sus anexos; la documentación que entregó la empresa; el plan de actividades tal como se presentó a la dirección; las listas de grupos de principio y de final de curso; los resultados del cuestionario y la memoria; y una página, una sola, titulada «lo que haría distinto».
Esa última página no la escribe casi nadie, y es la que más se agradece. Quién tarda en contestar, qué actividad se llenó sin esperarlo, en qué semana conviene abrir la inscripción. Diez líneas en junio, con el curso todavía fresco.
Lo que se pregunta en la primera junta
¿Puede un AMPA organizar extraescolares sin contar con la dirección del colegio?
Ni lo intentes. La norma estatal pide comunicar a la dirección el uso de los locales e informar al Consejo Escolar de las actividades, y las normas autonómicas añaden su propio procedimiento.
¿Las extraescolares del AMPA son solo para hijos de socios?
El real decreto que regula las AMPA dice que de las actividades dirigidas a los alumnos podrán participar todos. Lo habitual es abrirlas a todo el colegio; si se quiere una cuota distinta para socios, consulta con tu federación cómo hacerlo.
¿Es mejor que cobre el AMPA o la empresa?
Depende de las horas que tenga la junta. Si cobra la empresa, la asociación se quita el trabajo mensual; si cobra el AMPA, puede aplicar cuotas de socio y ayudas, y asume la contabilidad. Lo que no funciona es decidirlo con el curso empezado.
¿Qué hago si heredo un acuerdo que no está por escrito?
Ponerlo por escrito este curso, aunque sea tal como está. Dos páginas con actividades, horarios, quién cobra, mínimos, seguros y cómo se termina. Ya habrá tiempo de mejorarlo.
¿Cuándo se cambia de empresa, si hay que cambiar?
En primavera, con la memoria del curso delante y tiempo para pedir dos o tres propuestas. Cambiar en septiembre obliga a elegir entre quien tenga hueco.
¿Tiene que estar federada el AMPA?
No es obligatorio. Una federación da asesoramiento, formación y modelos de documentos, que es justo lo que le falta a una junta recién llegada.
De dónde salen los datos
1 Real Decreto 1533/1986, de 11 de julio, por el que se regulan las asociaciones de padres de alumnos: artículos 5 (finalidades), 9 (uso de los locales, comunicación previa a la dirección) y 10 (actividades previstas en los estatutos, información al Consejo Escolar, participación de todos los alumnos, gastos extraordinarios). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
2 Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación: artículos 119.4 (participación de las familias a través de sus asociaciones) y 127 (competencias del Consejo Escolar). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
3 Comunidad de Madrid, Orden 2355/2019, de 29 de julio, que desarrolla el Decreto 11/2018 sobre utilización de los centros educativos públicos: artículo 2, apartados 2 y 3. Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, 9 de agosto de 2019. Ver la fuente
4 Castilla-La Mancha, Orden 121/2022, de 14 de junio, de organización y funcionamiento de los centros públicos de Educación Infantil y Primaria: artículo 42 (asociación de madres y padres). Diario Oficial de Castilla-La Mancha, 22 de junio de 2022. Ver la fuente
5 Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación: artículos 13 (destino de los beneficios) y 14 (obligaciones documentales y contables). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
6 Federación de la Comunidad de Madrid de Asociaciones de Padres y Madres del Alumnado «Francisco Giner de los Ríos». Ver la fuente
7 Confederación Española de Asociaciones de Padres y Madres del Alumnado (CEAPA): federaciones. Ver la fuente
