Elegir empresa de extraescolares: cómo comparar tres propuestas
Tres empresas te mandan tres folletos con niños sonrientes y la palabra «calidad». Así no hay manera de ponerlos uno al lado del otro. La hay si el formato lo decides tú: la misma hoja para todas, las mismas preguntas y una reunión en la que hablan ellas.
6 min de lecturaPor el equipo de AZ Futura
Primero, la misma hoja para todas
Una empresa no puede hacer una buena propuesta si no sabe para qué colegio la hace, y tú no puedes comparar propuestas que responden a cosas distintas. Las dos cosas se arreglan con un documento de una página que mandas igual a todas.
Esa hoja cuenta lo que hay: cuántos alumnos tiene el centro por etapa, a qué hora acaban las clases y el comedor, qué espacios ha confirmado la dirección y qué días, qué pidieron las familias en la encuesta y quién va a cobrar las cuotas, si ya está decidido. Y pide lo que quieres que te devuelvan: qué actividades proponen para esos datos, con qué tamaño mínimo y máximo de grupo, a qué precio por familia y qué incluye, y la respuesta por escrito a una lista de preguntas.
Pide dos o tres propuestas. Con una no hay con qué comparar y con cinco una junta de voluntarias no tiene horas para leerlas bien. Pon también fecha de entrega, que quien la cumple ya te está diciendo cómo va a ser el curso.
Doce preguntas para contestar por escrito
Ninguna tiene una única respuesta buena. Lo que comparas es si la empresa tiene respuesta, y si la tenía antes de que preguntaras.
¿Quién va a dar cada actividad?Qué formación tiene y si es la misma persona todo el curso. Un grupo que cambia de monitora tres veces no llega a ser un grupo.
¿Quién coordina y cómo se le localiza?Un nombre y un teléfono que alguien coja a las cuatro y media de la tarde.
¿Qué pasa el día que falta el monitor?Quién le sustituye, cómo se avisa y con cuánto margen. Pregunta cuándo fue la última vez.
¿Cómo se recoge a los niños y cómo se entregan?De dónde salen a las cuatro, quién pasa lista y a quién se entrega cada niño al acabar.
¿Qué se hace en una sesión?Pide la programación de un trimestre de una actividad. La descripción general no te dice nada.
¿Quién pone el material?Y dónde se guarda en el colegio de una semana a otra.
¿Cuál es el mínimo para abrir grupo y el máximo?Y qué proponen si una actividad se queda a dos niños del mínimo.
¿Cómo se apunta una familia y cómo paga?Con qué herramienta, en qué plazos y qué ocurre con un recibo que no se paga.
¿Qué hacen con los datos de las familias?Quién guarda las fichas, durante cuánto tiempo y qué pasa con ellas en junio.
¿Cómo se entera el AMPA de cómo va?Listas de asistencia, una revisión a mitad de curso y una memoria final. Pide ver una memoria de otro año.
¿Qué cubren sus seguros?Responsabilidad civil y accidentes, con la póliza y el recibo. Los documentos que conviene pedir están en el reportaje para quien organiza.
¿Con qué otros colegios trabajan?Pide el contacto de un AMPA al que puedas llamar. Y llama.
Lo que dice el papel y lo que hay que preguntar
En las palabras, todas las propuestas se parecen. Se distinguen cuando pides el detalle.
De la frase del folleto a la respuesta que se puede comprobar
Lo que suele poner
Lo que preguntas
La respuesta que tranquiliza
Equipo
«Monitores titulados y con experiencia»
¿Qué titulación tiene quien vendría a este colegio?
Nombres, títulos y certificados antes del primer día, también de los sustitutos.
Grupos
«Grupos reducidos»
¿Cuántos niños como máximo por monitor?
Un número escrito y qué se hace si se supera: desdoblar o lista de espera.
Método
«Metodología lúdica y activa»
¿Qué harían los de segundo el tercer martes de noviembre?
Una programación con sesiones concretas y cómo cambia por edades.
Familias
«Comunicación fluida con las familias»
¿Por dónde se entera una familia de que hoy no hay clase?
Un canal, un responsable y un plazo.
Precio
Una cuota por actividad
¿Qué incluye y qué no?
Material, coordinación, seguros, gestión de cobros y sustituciones, dicho partida a partida.
Al comparar precios, compara lo mismo: las mismas horas a la semana, el mismo tamaño de grupo y lo mismo incluido. Dos cuotas distintas pueden ser el mismo precio con el material dentro o fuera.
La reunión: media hora y una persona concreta
Con las propuestas leídas, queda con las dos que mejor han contestado. Media hora con cada una, en el colegio si puede ser, y que vayáis dos de la junta para tener luego con quién contrastar.
Pide que venga quien coordinaría vuestro centro, además de quien vende. Con ella vas a hablar de octubre a junio, y en media hora se nota si conoce las actividades por dentro. Enséñale los espacios: una coordinadora con oficio mira el suelo del gimnasio, pregunta dónde hay un grifo y por dónde salen los niños del comedor.
Fíjate en lo que te pregunta ella a ti. Una empresa que se interesa por el horario del comedor, por los niños que necesitan apoyo o por cómo fue el curso anterior ya está pensando en cómo será la tarde. La que solo habla de su catálogo te vende lo que trae hecho.
Lo que te va a pedir la dirección
Tener los papeles antes de decidir sirve para algo más. En la Comunidad de Madrid, cuando el AMPA propone que entre en el centro personal que no es de la plantilla, la dirección debe requerir a la asociación documentación sobre quién contrata a ese personal, la acreditación de los certificados negativos del Registro Central de Delincuentes Sexuales e información sobre las actividades que se van a hacer1. Si la empresa te lo entrega en junio, en septiembre no hay carreras. En otras comunidades, pregunta en secretaría qué necesita el centro.
Decidir, y dejarlo escrito
Decide la junta, y la vocal no tiene por qué cargar sola con ello. Lleva a la reunión una tabla con las respuestas de cada empresa a las mismas preguntas y deja que se discuta sobre eso. Que conste en acta qué se eligió y por qué. Quien llegue dentro de dos años lo agradecerá.
El precio pesa, cómo no va a pesar. Míralo al final, cuando ya sepas qué ofrece cada una, y al lado de lo que cuesta lo barato cuando falla: una monitora que no viene y nadie avisa, un grupo de veinte, una familia que escribe a la junta cada semana porque nadie más le contesta.
Después, el acuerdo por escrito, aunque sea corto: actividades y horarios, mínimos y máximos, quién cobra y cómo, qué documentación se entrega y cuándo, cómo se revisa a mitad de curso y cómo se termina la relación si no funciona. Las dudas sobre cómo redactarlo, a tu federación.
Nosotras trabajamos así con las AMPAS: valoración previa con el centro, una persona que coordina, programación por escrito antes de empezar y memoria al acabar. Está contado en nuestra página para AMPAS y asociaciones.
Dudas al elegir
¿Una empresa para todo o varias?
Una sola simplifica la coordinación, los avisos y las sustituciones. Varias tienen sentido cuando una actividad muy concreta la da un especialista. Si son varias, que una persona de la junta sea el único contacto de todas.
¿Puedo pedir que den una sesión de prueba?
Sí, y pocas cosas te van a servir tanto: una clase abierta en junio o en una jornada del colegio. Se ve en veinte minutos cómo trata un monitor a un grupo.
¿Cuánto debe durar el acuerdo?
Un curso, con una revisión escrita a mitad y otra al final. Renovar cuando ha ido bien es fácil. Salir de un acuerdo largo que no funciona, no.
¿Y si ya hay una empresa y estamos contentos?
Entonces no cambies. Aprovecha la primavera para pedirle la memoria, repasar con ella las doce preguntas y poner por escrito lo que hasta ahora era costumbre.
¿Qué hago si la más barata es también la que peor contesta?
Llevar las dos cosas a la junta, una al lado de la otra. La diferencia de cuota se puede explicar a las familias; un curso de incidencias, no.
De dónde salen los datos
1 Comunidad de Madrid, Orden 2355/2019, de 29 de julio, de la Consejería de Educación e Investigación, que desarrolla el Decreto 11/2018 sobre utilización de los centros educativos públicos: artículo 2.3. Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, 9 de agosto de 2019. Ver la fuente
