Cinco niños apuntados a teatro, un mínimo que nadie escribió y una vocal que tiene que decidir sola si hay teatro. Esa escena se evita en mayo, con un número publicado y una fecha para contarlo. Y si aun así un grupo no llega, se puede decir de manera que nadie se quede tirado.
6 min de lecturaPor el equipo de AZ Futura
El mínimo sale de una división
Una hora de extraescolar cuesta casi lo mismo con seis niños que con catorce. La monitora cobra su hora igual, y hay una coordinación, unos seguros y un material que en parte se gasta lo mismo. Ese coste se reparte entre las familias del grupo. El mínimo es el número de niños a partir del cual la cuota publicada cubre la sesión.
Así que el mínimo y el precio se deciden juntos. Si quieres grupos que salgan con menos niños, la cuota sube; si quieres una cuota más baja, el mínimo sube. Cuando una empresa te dé un precio, pregúntale siempre con qué mínimo lo ha calculado. Sin eso tienes medio dato.
La segunda razón no es de dinero. Por debajo de cierto número hay actividades que dejan de funcionar: no se puede hacer un partido, ni una coreografía, ni una obra con tres. Y por encima de otro, el monitor ya no atiende a cada uno. En nuestras extraescolares los grupos son de diez a quince niños.
No tiene por qué ser el mismo para todo
Una actividad de mesa y conversación se sostiene con menos niños que una de equipo. Un grupo de Infantil pide ser más pequeño que uno de quinto. Lo sensato es un mínimo y un máximo por actividad, y por etapa si hace falta, acordados con quien la va a dar.
Cuatro datos que van con la oferta
La familia tiene que haberlos leído antes de apuntarse, y así en septiembre nadie se lleva una sorpresa.
El mínimo y el máximo de cada grupoEn número, al lado del horario. Un «grupo sujeto a mínimo» sin número no le dice nada a nadie.
El día en que se cuentaLa fecha de cierre del plazo. Ese día se decide con la lista real.
Qué pasa si no se llegaEn dos líneas: se intentará unir, se dará una semana y, si no, se cancelará antes de empezar y sin cobro.
Cuándo se sabráUn día concreto en que cada familia recibe la confirmación o la alternativa. Las familias organizan su semana con ese correo.
Tres salidas antes de cancelar
El orden de los pasos está en el reportaje para quien organiza. Aquí comparamos lo que da y lo que cuesta cada salida.
Qué se puede hacer con un grupo que se queda corto
Unir dos grupos
Dar una semana más
Hacerlo más corto
En qué consiste
Juntar dos grupos de la misma actividad, o pasar a los apuntados al otro día.
Mantener abierta la inscripción de ese grupo siete días, diciendo cuántos faltan.
Convertir la actividad en un taller de unas semanas, con fecha de fin.
Cuándo funciona
Las edades son cercanas y el horario le sirve a casi todos.
Faltan uno o dos niños y las familias apuntadas tienen ganas.
Hay interés, pero no para sostener un curso entero.
Qué cuesta
Alguna familia no podrá el otro día. Y juntar edades muy distintas estropea la clase para todos.
Una semana de incertidumbre. Sin fecha final, se convierte en un mes.
Hay que rehacer el precio y el calendario con la empresa.
Qué hay que decir
«Proponemos unir estos dos grupos. ¿Os encaja el martes?»
«Somos ocho y hacen falta diez. Si conocéis a alguien, el plazo acaba el viernes.»
«No hay grupo para todo el curso. Os proponemos seis sesiones en otoño.»
Las tres tienen el mismo límite: se proponen una vez. Si no resultan, se cancela, y se cancela antes del primer día.
Cómo se le dice a una familia
El mensaje de cancelación es el más delicado del curso, y también el que más se improvisa. Tiene cuatro partes y cabe en un párrafo.
Primero, el hecho, sin rodeos: el grupo de teatro de los martes no ha llegado al mínimo y no va a empezar. Segundo, el dato: se apuntaron seis y hacían falta diez. Con el número delante, nadie sospecha que alguien lo ha decidido por gusto. Tercero, lo que sí hay: las actividades con plaza a las que puede ir ese niño, por su curso y por los días que pidió. Cuarto, lo que viene: que no se ha cobrado nada, que su interés queda apuntado y que se volverá a mirar en enero.
Se envía por escrito, a cada familia, el mismo día a todas. Y antes de que lo cuente otra madre en la puerta. Si la inscripción recogió una segunda opción, ahora se agradece, porque el mensaje puede decir directamente «tiene plaza en su segunda opción, ¿la confirmamos?».
Y no te olvides de los niños mayores: que les llegue, por medio de sus familias, una frase que puedan repetir. «No ha salido porque éramos pocos» se entiende a los ocho años. «No hay teatro» a secas se vive como un castigo.
Las dos semanas alrededor del cierre
Con fechas nadie tiene que decidir en caliente. Este es un calendario posible, contando desde el día en que acaba el plazo.
Del cierre de inscripciones al primer día de actividad
Día 0
Se cierra el plazo y se cuentaGrupo por grupo, con la lista real. Se separan los que salen, los que están cerca y los que están lejos.
Día 1
Se habla con la empresaQué grupos se pueden unir y cuáles merecen una semana más. Se decide ese día.
Día 2
Primer mensaje a todas las familiasConfirmación a los grupos que salen. Propuesta de unión o aviso de «faltan dos» a los que están cerca. Cancelación a los que están lejos.
Día 9
Se vuelve a contarSolo los grupos que tenían una semana más. Sale o no sale; no hay segunda prórroga.
Día 10
Segundo mensajeConfirmación o cancelación definitiva, con las alternativas. Lista final a la empresa y a la dirección.
Día 14
Empiezan las actividadesCon grupos cerrados, listas completas y nadie esperando una respuesta.
El grupo que empieza bien y se va quedando corto
Este caso no lo suele prever ninguna norma. El grupo arrancó con once, en diciembre hay tres bajas y en febrero son siete. Si lo cierras de golpe dejas sin actividad a siete niños que sí quieren seguir, y mantenerlo sin más puede no ser sostenible para quien lo presta.
Lo mejor es haberlo acordado antes con la empresa, en el mismo papel que el mínimo: los grupos se revisan en momentos fijos, por ejemplo al acabar cada trimestre, y nunca a mitad de un periodo ya pagado. Si en la revisión un grupo ha bajado del mínimo, se habla primero con sus familias, se abre a nuevas altas con un aviso al colegio y se valora unirlo a otro. Si no hay salida, se cierra al final del trimestre, con un mes de margen para que cada casa se reorganice.
Además, las bajas dicen algo. Si un grupo pierde a un tercio de sus niños antes de Navidad, antes de decidir nada sobre el mínimo habla con la coordinación: puede ser el horario, la mezcla de edades o la actividad. Pide la asistencia mes a mes y mírala con la empresa.
El paso a paso del día del cierre, con sus cuatro decisiones, está en el reportaje para quien organiza. Y cómo se devuelve lo cobrado si un grupo se cancela es una de las reglas que se publican con la inscripción, y están en cobrar las cuotas.
Dudas sobre el mínimo
¿Puede el AMPA pagar la diferencia para que salga un grupo pequeño?
Puede, si la junta lo decide y las cuentas lo permiten. Mejor si es una regla igual para todas las actividades y por un tiempo limitado, y que conste en acta.
¿Se puede empezar por debajo del mínimo «a ver si se apunta alguien»?
Es la salida que peor acaba: el grupo arranca, no crece y hay que cerrarlo en noviembre con los niños ya hechos a su tarde. Si se hace, que sea con fecha de revisión escrita y avisando a las familias.
¿Qué hago con las familias que se quedan sin su actividad?
Ofrecerles plaza en otra que les encaje por curso y por día, apuntar su interés y decirles cuándo se volverá a mirar. Una lista de interés bien llevada a veces da grupo en enero.
¿Y si se apuntan más del máximo?
Primero se mira si hay monitor y espacio para un segundo grupo. Si no, lista de espera con orden. El máximo no se estira, porque de ese número depende que la clase sea buena.
