Las inscripciones: una ficha, un plazo y una regla para las plazas
Con la inscripción, las extraescolares dejan de ser un cartel y pasan a ser una lista con nombres, alergias y teléfonos. Lo que se pida mal aquí se arrastra todo el curso. Y lo que se pida de más, también.
7 min de lecturaPor el equipo de AZ Futura
Antes de abrir, cinco cosas publicadas juntas
Una inscripción se abre cuando la familia puede ver, en una misma página, a qué se apunta. Son cinco cosas: la actividad con su día, su hora y las etapas a las que va dirigida; el precio y cada cuánto se paga; el mínimo de niños para que el grupo salga y el máximo que admite; la fecha en que se cierra el plazo; y cómo se reparten las plazas si hay más solicitudes que sitio.
Si falta una de las cinco, espera. Abrir «a ver cuántos se apuntan» y decidir después el mínimo o el precio es la mejor manera de acabar desdiciéndote en octubre.
Lo habitual son dos momentos: un plazo en junio para las familias que ya están en el colegio, y otro en los primeros días de septiembre para las que llegan nuevas y para quien no se decidió. Cada uno con su fecha de cierre, escrita con el día.
La ficha, campo a campo
Cada dato de la ficha tiene que servir para algo que pasa una tarde cualquiera. Estos sirven.
Nombre, apellidos y curso en septiembreEl curso que tendrá cuando empiece la actividad. Con él se forman los grupos.
Actividad, días y horario elegidosY una segunda opción, por si la primera no sale. Ahorra una ronda entera de llamadas.
Dos teléfonos que alguien coja por la tardeEl de quien de verdad puede contestar a las cinco, que no siempre es el de quien rellena la ficha.
Personas autorizadas a recogerleNombre y apellidos de cada una. De ahí sale la lista que tendrá el monitor en la puerta.
Si puede irse soloSolo para los mayores y con la firma de la familia. Si no está escrito, no se va solo.
Alergias, medicación y lo que el monitor deba saberLo necesario para cuidarle esa hora: qué no puede comer o tocar, qué hacer si pasa algo. Un historial no hace falta.
Si se queda al comedorPara saber de dónde se le recoge a las cuatro.
Autorización de imagen, aparteUna casilla propia, que se pueda dejar sin marcar sin que eso impida apuntarse.
Lo que no se pide, y lo que hay que decir
La ficha recoge datos personales de menores, y algunos de salud. Para hacerlo bien no hay que ser experta. Basta con leer la guía que la Agencia Española de Protección de Datos tiene para centros educativos1 y quedarse con cuatro ideas.
Solo lo necesario. La guía insiste en que no se recaben datos excesivos para la finalidad, y pone un ejemplo que viene al caso: no hay que pedir los datos bancarios para pagar una extraescolar antes de que el alumno esté admitido. En tu ficha eso significa que la cuenta se pide cuando el grupo está confirmado. Y la profesión de los padres, el DNI de los abuelos o el motivo de una medicación no hacen falta para dar patinaje.
Los datos de salud van aparte en la ley. El reglamento europeo los trata como una categoría especial, que solo puede tratarse en supuestos tasados; el primero de ellos es el consentimiento explícito de la persona2. De ahí que el campo de alergias lleve su propia frase, que diga para qué se pide y quién lo va a ver.
Hay que decir quién guarda los datos. El mismo reglamento obliga a informar, en el momento de recogerlos, de quién es el responsable, para qué se usan, a quién se comunican y durante cuánto tiempo se conservan. Según la guía, el AMPA es responsable de los datos que recaba; si las fichas las recoge una empresa por encargo, actúa como encargada del tratamiento y eso tiene que constar en un contrato. Se resuelve con un párrafo al pie de la ficha que diga esas cuatro cosas, redactado con ayuda de tu federación.
Las fotos, con permiso. Publicar imágenes de los niños en la web o en las redes del AMPA requiere el consentimiento de las familias. De ahí la casilla aparte.
Cuando hay más niños que plazas
Hay tres reglas posibles. Cualquiera vale si está publicada antes de abrir, y ninguna si se improvisa después.
Tres formas de adjudicar plazas
Orden de llegada
Sorteo al cierre
Preferencia y sorteo
Cómo funciona
Entra quien se apunta antes, hasta llenar.
Se recogen todas las solicitudes del plazo y se sortea.
Primero quien ya estaba en el grupo el curso anterior; el resto, a sorteo.
A favor
Se entiende a la primera y la familia sabe enseguida si tiene plaza.
Da la misma oportunidad a quien no puede estar pendiente del móvil a las nueve.
Mantiene los grupos que ya funcionan y deja sitio a los nuevos.
En contra
Premia a quien se entera antes. Si el formulario se abre a una hora de trabajo, hay quejas.
Las familias esperan al cierre para saber. Hay que hacer el sorteo a la vista.
Hay que explicarlo bien y decidir cuántas plazas se reservan.
Encaja cuando
Casi nunca se llenan los grupos.
Hay una o dos actividades muy pedidas.
El colegio tiene grupos estables de un año a otro.
Antes de sortear, mira si la actividad admite un segundo grupo. Suele ser mejor noticia para todos que una lista de espera larga.
Lista de espera, altas y bajas
La lista de espera tiene orden, que para eso es una lista y no un «ya os avisaremos». Cada familia sabe en qué puesto está. Cuando queda una plaza se llama a la primera, se le da un plazo corto para contestar y, si no contesta, se pasa a la siguiente. Y se revisa en dos momentos fijos, al acabar el primer mes y a la vuelta de Navidad, que es cuando hay bajas.
Las altas a mitad de curso se admiten si hay plaza y si la actividad lo permite. En casi todas se puede entrar en enero; en una que prepara una función para junio, entrar en abril es otra cosa. Que lo decida quien da la clase.
Las bajas necesitan una regla con fecha: hasta qué día del mes hay que avisar para que no se cobre el periodo siguiente, y por dónde se avisa. Sin esa regla cada baja es una discusión, y con ella, un correo. Cómo encaja con la forma de pago está en cobrar las cuotas.
El día después del cierre
Al cerrar el plazo se cuenta grupo por grupo, y a partir de ahí hay tres mensajes que enviar esa misma semana: a quien tiene plaza, con el día de inicio y dónde se recoge a su hijo; a quien está en espera, con su puesto; y a quien se apuntó a un grupo que no llega, con las opciones. Para ese último caso hay un artículo aparte: qué hacer si no sale el grupo.
La lista definitiva, con alergias, teléfonos y autorizados, es la que el monitor lleva encima cada tarde. En nuestras extraescolares se pasa lista todos los días y solo se entrega a cada niño a las personas que figuran en ella. Por eso un cambio de teléfono o de persona autorizada a mitad de curso tiene que llegar por el mismo canal que la inscripción, y no por un mensaje a la monitora.
Dudas sobre las inscripciones
¿Formulario en internet o en papel?
En internet es más cómodo para casi todos y evita pasar datos a mano. Deja una vía en papel para quien la necesite, y comprueba quién tiene acceso a las respuestas del formulario: tiene que ser poca gente y con nombre.
¿Quién debe recoger las fichas, el AMPA o la empresa?
Cualquiera de las dos, con tal de que esté decidido y escrito. Si las recoge la empresa por encargo del AMPA, el contrato debe decir para qué puede usar los datos y qué hace con ellos al acabar el curso.
¿Hay que volver a rellenar la ficha cada curso?
Sí, o al menos confirmarla. En un año cambian teléfonos, personas autorizadas y alergias, y la lista que lleva el monitor tiene que estar al día.
¿Cuánto tiempo se guardan las fichas?
El necesario para la actividad y lo que derive de ella. Fijad un plazo, ponedlo en la ficha y cumplidlo. Tu federación puede orientarte sobre cuál es razonable.
¿Puede apuntarse una familia que no es socia del AMPA?
La norma estatal de las AMPA prevé que en las actividades dirigidas a los alumnos puedan participar todos. Cómo se refleja eso en las cuotas, consúltalo con tu federación.
De dónde salen los datos
1 Agencia Española de Protección de Datos, «Guía para centros educativos»: datos excesivos y datos bancarios de extraescolares, encargados del tratamiento, y tratamiento de datos e imágenes por las AMPA. Ver la fuente
2 Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos: artículos 9 (categorías especiales de datos, entre ellos los de salud), 13 (información que debe facilitarse al recoger los datos) y 28 (encargado del tratamiento). Diario Oficial de la Unión Europea, en el Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
