Avisar a las familias: un canal y seis mensajes al año
Las familias perdonan casi todo si se enteran a tiempo y por el sitio de siempre. Lo que no perdonan es enterarse por otra madre en la puerta. Para comunicar bien unas extraescolares hacen falta pocos mensajes, en su fecha y firmados por alguien.
7 min de lecturaPor el equipo de AZ Futura
Un canal para informar y otro para preguntar
La confusión empieza cuando la misma noticia sale por cinco sitios con cinco versiones. El arreglo es aburrido y funciona: un canal oficial, donde está la información completa y al día, y todos los demás apuntando a él.
Para informar, lo que mejor aguanta un curso entero es el correo electrónico acompañado de una página fija, en la web del AMPA o en un documento compartido, donde siempre está la oferta vigente, los horarios, las normas y los contactos. El correo avisa y la página guarda. Quien se apunta en enero encuentra lo mismo que quien se apuntó en junio.
Para preguntar, una dirección de correo o un teléfono con horario, atendidos por una persona con nombre. Acordad con la empresa quién contesta qué: lo normal es que el día a día de la actividad lo atienda su coordinación, y que al AMPA llegue lo que no se resuelve ahí. Esa frontera se escribe en el mismo mensaje en el que se dan los contactos.
El grupo de WhatsApp
Lo hay en todos los colegios y no lo vas a cerrar. Úsalo para lo que sirve, que es recordar que hay un correo nuevo y enlazar la página. No lo uses para dar la información por primera vez, porque a las tres horas está cuarenta mensajes más arriba, ni para resolver el caso de una familia delante de las demás.
Y está la protección de datos. En un grupo todos ven el teléfono de todos, así que solo debería estar quien ha querido entrar. La guía de la Agencia Española de Protección de Datos para centros educativos, al hablar de los grupos de mensajería entre profesores y familias, pide el consentimiento de quienes participan y prefiere que los gestionen los propios padres1. Y lo que no va nunca a un grupo: listas de niños con sus datos, quién tiene plaza y quién debe un recibo.
Seis mensajes y cada uno tiene su mes
Con estos seis una familia sabe en cada momento qué tiene que hacer. Lo demás son avisos puntuales.
Cuándo se envía cada mensaje
SepOctNovDicEneFebMarAbrMayJunJulAgo
1 · La encuesta
2 · La oferta y el plazo
3 · Tu plaza y tu grupo
4 · El primer día
5 · Cómo va
6 · El cierre
Las fechas son las de un colegio que abre inscripción en junio y en septiembre y empieza las actividades en octubre. Muévelas a tu calendario, sin quitar ninguna.
Qué lleva cada uno
Si un mensaje obliga a contestar preguntando algo, le faltaba ese dato.
1 · La encuestaPara qué es, cuánto se tarda, hasta qué día se puede contestar y cuándo se contarán los resultados.
2 · La oferta y el plazoActividades con día, hora y etapas; precio y forma de pago; mínimos y máximos; fecha de cierre; cómo se reparten las plazas. Todo en la misma página.
3 · Tu plaza y tu grupoUno por familia: qué actividad tiene confirmada, qué día empieza, o en qué puesto de la lista de espera está, o qué alternativa hay si su grupo no ha salido.
4 · El primer díaDónde se recoge a los niños y dónde se entregan, a qué hora exacta, quién es la monitora, qué hay que traer y a quién escribir.
5 · Cómo vaA mitad de curso: qué se ha hecho en cada actividad, si hay plazas libres y cualquier cambio para el segundo tramo.
6 · El cierreÚltimo día de actividad, cuestionario a las familias, fecha de la inscripción del curso siguiente y, si la hay, la muestra o clase abierta.
Hoy no hay clase: el aviso de última hora
Con ningún otro mensaje se gana o se pierde tanta confianza. Un monitor enfermo sin sustituto, una avería en el gimnasio, una alerta por temporal. Quién lo envía, por dónde y a quién tiene que estar decidido antes de que ocurra.
Lo razonable es que lo envíe quien se entera primero, que casi siempre es la empresa, por el canal directo que tenga con las familias de ese grupo, y que informe a la vez al AMPA y a la secretaría del colegio. El mensaje dice tres cosas: qué actividad y qué grupo, qué pasa con los niños esa tarde y cómo se compensa la sesión.
La que de verdad importa es la segunda. Si un niño iba a quedarse hasta las cinco y a las tres se cancela, alguien tiene que saber dónde va a estar a las cuatro. Antes de dar por enviado un aviso de este tipo hay que tener la confirmación de cada familia o un plan para los niños cuya familia no ha contestado. En nuestras extraescolares la sustitución del monitor está garantizada, justo para que este mensaje no haga falta casi nunca.
Una queja tiene un recorrido
Las quejas llegan por donde pueden: a la monitora en la puerta, a la vocal por mensaje privado, al grupo. Para que no se enquisten, se llevan siempre al mismo sitio.
Qué se hace con la queja de una familia
1
Se recibe por escrito, o se pasa a escritoLlegue por donde llegue, se contesta: «gracias, escríbelo a este correo para que lo vea quien puede resolverlo». Y se apunta el día.
2
La atiende primero la coordinación de la actividadEs quien conoce al grupo y a la monitora. Contesta a la familia en un plazo acordado y pone al AMPA en copia.
La familia queda conforme: se cierra y se anota.No queda conforme, o es algo serio: paso 3.
3
Interviene el AMPAUna persona de la junta, nunca sola, habla con la familia y con la empresa por separado. Escucha antes de opinar.
Se acuerda un cambio y una fecha para revisarlo.Afecta a la seguridad o al trato a un niño: paso 4.
4
Se informa a la dirección del centroLo que tenga que ver con la seguridad o la protección de un menor no se gestiona solo entre el AMPA y la empresa. Se comunica a la dirección ese mismo día.
Tres quejas sobre lo mismo en un mes son materia para la revisión con la empresa.
Fotos, tono y firma
Las fotos. A las familias les gusta ver lo que hacen sus hijos, y es una buena manera de contar una actividad. Publicar imágenes de los niños en la web o en las redes del AMPA requiere el consentimiento de sus familias, según la misma guía de la Agencia. O sea: la casilla de imagen de la ficha de inscripción, una lista de quién no la marcó en manos de quien hace las fotos, y, ante la duda, manos trabajando y espaldas.
El tono. Frases cortas, la fecha con el día de la semana y lo que hay que hacer en la primera línea. «El plazo acaba el viernes 12» antes que tres párrafos de bienvenida. Y el mismo cuidado con lo que se celebra que con lo que se cancela: un mensaje de «ha salido el grupo de teatro, sois doce» también hace colegio.
La firma. Cada mensaje acaba con quién lo envía y a dónde se contesta. Con «La junta del AMPA» y un correo basta. Un mensaje sin firma se contesta en el grupo.
Si las actividades las presta una empresa, pídele que sus mensajes a las familias sigan el mismo esquema y que os llegue copia. Y si estás eligiendo empresa, pregúntale cómo avisa de un imprevisto, que es una de las doce preguntas de cómo comparar propuestas.
Dudas sobre los avisos
¿Puede el colegio enviar los mensajes del AMPA por su plataforma?
Depende de cada centro. Pregúntalo a la dirección: muchas veces accede a difundir la oferta y la encuesta, que interesan a todo el colegio, y deja el resto al canal del AMPA.
¿Cada cuánto hay que escribir?
Los seis mensajes del curso y los avisos que hagan falta. Con más correos no se informa mejor. Se enseña a las familias a no abrirlos.
¿Qué hago con una queja que llega al grupo delante de todos?
Contestar una vez, con calma y sin entrar al fondo: «lo vemos por el correo del AMPA». Y escribir a esa familia en privado ese mismo día.
¿Debe la monitora dar su teléfono a las familias?
Mejor que no. Lo habitual es que el contacto sea la coordinación de la empresa, que está localizable aunque la monitora cambie o esté dando clase.
¿Y las familias que no leen el correo?
Para los mensajes dos y tres, un papel en la mochila o un cartel en la puerta con un código al móvil sigue funcionando. Pregunta a las tutoras de Infantil: saben quién necesita el aviso en mano.
De dónde salen los datos
1 Agencia Española de Protección de Datos, «Guía para centros educativos»: preguntas sobre grupos de mensajería instantánea con las familias y sobre la publicación de imágenes de alumnos por las AMPA. Ver la fuente
