Cobrar las cuotas: recibo, transferencia o pasarela
Nadie entra en un AMPA para perseguir pagos. Pero de cómo se cobre depende cuántas horas se le van a la tesorera cada mes y cuántas conversaciones incómodas hay en la puerta. Aquí van las tres maneras habituales, con lo que da y lo que quita cada una.
6 min de lecturaPor el equipo de AZ Futura
Antes de elegir cómo, dos decisiones
Quién cobra. Puede hacerlo la empresa directamente a cada familia, o el AMPA, que después paga a la empresa. Si cobra la empresa, casi todo lo que sigue es cosa suya, y a ti solo te toca saber cómo lo hace y qué pasa con quien no paga. Si cobra el AMPA, sigue leyendo con la tesorera al lado.
Cada cuánto. Mensual, trimestral o por curso. El mensual es más llevadero para las familias y multiplica los cobros por tres. El trimestral da menos trabajo, pero obliga a decidir qué pasa con quien se da de baja a mitad. Sea cual sea, la familia tiene que saberlo al apuntarse, junto con la fecha de cada cobro.
Aclaradas esas dos cosas, elegir forma de pago es repartir el esfuerzo: cuánto pones tú, cuánto la familia y cuánto una herramienta.
Tres formas de cobrar, una al lado de otra
No hay una mejor que las otras. Cada una va con un tamaño de colegio y con las horas que tenga la junta.
Recibo domiciliado, transferencia y pasarela de pago
Recibo domiciliado
Transferencia
Pasarela (tarjeta o móvil)
Qué hace la familia
Firma una vez la orden de domiciliación y da su cuenta. Después, nada.
Hace el pago ella misma cada periodo, con el concepto que se le indica.
Paga desde un enlace o al inscribirse, con tarjeta o con el móvil.
Qué hace quien cobra
Prepara la remesa cada periodo y la envía al banco.
Revisa el extracto, casa cada ingreso con un niño y reclama los que faltan.
Contrata la herramienta y revisa que cada pago quede asociado a su inscripción.
Dónde se va el tiempo
Al principio, en recoger órdenes y cuentas. Luego, en los recibos devueltos.
Todos los meses, en identificar pagos sin nombre y en recordar a quien se le ha pasado.
En la puesta en marcha. Después, muy poco.
Qué puede fallar
El recibo vuelve: sin saldo, cuenta cambiada o familia que no reconoce el cargo.
Conceptos en blanco, importes equivocados, pagos que llegan tarde.
Un pago que se queda a medias, o una familia que no se maneja con el sistema.
Qué necesitas
Que el banco de la asociación le permita emitir recibos, y guardar bien las órdenes firmadas.
Una cuenta y una hoja de control. Nada más.
Un proveedor, que cobra por el servicio, y alguien que lo configure.
Encaja cuando
Hay muchos niños y cuotas periódicas iguales.
Hay pocos niños o un solo pago al año.
Se quiere unir inscripción y pago en un paso, o lo lleva una empresa que ya la tiene.
Las tres tienen coste: comisiones del banco o del proveedor, o las horas de una voluntaria. Pide las condiciones por escrito antes de decidir y cuenta también las horas.
Lo que hay que saber del recibo que vuelve
El recibo domiciliado es cómodo porque la familia no tiene que acordarse de nada. A cambio, la ley le da a quien paga un derecho que tienes que conocer. En los adeudos domiciliados, el titular de la cuenta puede pedir a su banco la devolución durante las ocho semanas siguientes al cargo1. Un recibo cobrado en octubre puede volver en noviembre.
Casi todas las devoluciones son despistes: una cuenta sin saldo ese día, un cambio de banco que nadie comunicó, un cargo con un concepto que la familia no reconoce. Hay tres costumbres con las que bajan mucho. Avisar unos días antes de cada remesa, con importe y fecha. Poner en el concepto el nombre del colegio, la actividad y el periodo. Y pasar los recibos siempre en los mismos días.
Para emitir recibos necesitas que cada familia haya firmado su orden de domiciliación y conservarla. Qué le pide a una asociación para hacerlo te lo dirá tu banco. Pregúntalo antes de anunciar nada.
Cuando una cuota no llega
Pasa en todos los colegios y casi nunca hay mala fe. El mal rato se evita si los pasos están escritos y son iguales para todos.
Qué se hace con una cuota sin pagar
1
Aviso en privado, esa misma semanaUn mensaje corto y neutro a la familia, por el canal de siempre: qué recibo es y cómo regularizarlo. Nunca delante de otras familias, nunca a través del niño.
Se paga: asunto cerrado.No hay respuesta: paso 2.
2
Segunda llamada, con plazoUna persona de la junta, siempre la misma, llama y pregunta si hay algún problema. Se da una fecha.
Se paga o se acuerda cómo: cerrado.Hay una dificultad económica: paso 3. No hay respuesta: paso 4.
3
Si la familia no puedeSe trata aparte y con discreción. Si el AMPA tiene ayudas o puede fraccionar, es el momento de ofrecerlo.
Se encuentra una salida y el niño sigue.
4
Lo que diga la norma publicadaSi estaba escrito que tras dos cuotas sin pagar se pierde la plaza, se aplica, se comunica por escrito y se llama a la lista de espera.
El niño no tiene que enterarse en ningún paso. La monitora tampoco tiene por qué saber quién debe una cuota.
Seis reglas que se publican con la inscripción
Caben en media página. Con ellas la tesorera aplica una norma y deja de decidir caso por caso.
Qué se paga y cuándoImporte, periodicidad y días de cobro. Si hay matrícula o material aparte, también.
Hasta cuándo se avisa una bajaUn día del mes. Quien avisa antes no paga el periodo siguiente.
Qué pasa si el grupo se cancelaSe devuelve lo cobrado y no disfrutado, y en qué plazo.
Qué pasa si falta el monitorSi la sesión se recupera o se compensa, y cómo.
Qué pasa con un recibo devueltoCómo se regulariza y si los gastos de devolución se repercuten.
A quién escribirUn correo para todo lo que tenga que ver con pagos. Un único correo.
El dinero de otros: cuentas claras y datos guardados
Si el AMPA cobra, ese dinero entra en la contabilidad de la asociación. La ley de asociaciones pide llevarla de forma que refleje la situación de la entidad y sus actividades, y que la asamblea apruebe las cuentas cada año2. Una hoja por actividad con lo cobrado, lo pagado a la empresa y la diferencia basta para explicarlo en una asamblea. Y que la revisen dos personas.
Los números de cuenta de las familias son datos personales. Se piden cuando el niño tiene plaza y no antes, como recuerda la guía de la Agencia Española de Protección de Datos3, los ve quien los necesita para cobrar y no viajan en hojas de cálculo por el grupo de la junta.
Y las preguntas de impuestos y facturas, que aparecen en cuanto hay movimiento de dinero, llévalas a tu federación o a una gestoría antes de empezar a cobrar. Sobre tu caso saben lo que una guía no puede decirte.
Poder, se puede, pero es la forma que más problemas da: no deja rastro, obliga a alguien a custodiar dinero y complica las cuentas. Si se acepta de forma excepcional, siempre con recibo firmado.
¿Mensual o trimestral?
Mensual facilita el pago a las familias y triplica las gestiones. Trimestral las reduce. Pregunta a quien vaya a hacer el trabajo y decide con ella.
¿Quién asume las comisiones del banco o de la pasarela?
Lo decide la junta, y mejor antes de empezar: o van dentro de la cuota o las asume la asociación. Lo malo es descubrirlas en el primer extracto.
¿Y si una familia no puede pagar?
Que tenga una persona de la junta a la que decírselo en privado. Qué ayudas puede dar el AMPA, y cómo, lo decide cada asociación. De ti sí depende que nadie tenga que explicarlo en la puerta.
¿Puede la tesorera llevarlo sola?
Mejor que no. Dos personas con acceso a la cuenta y a la hoja de control protegen a la asociación y, sobre todo, a la propia tesorera.
De dónde salen los datos
1 Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera: artículos 48 (devoluciones de operaciones iniciadas por el beneficiario; adeudos domiciliados) y 49 (plazo de ocho semanas). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
2 Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación: artículo 14 (obligaciones documentales y contables). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
3 Agencia Española de Protección de Datos, «Guía para centros educativos»: ejemplo sobre los datos bancarios para el pago de actividades extraescolares. Ver la fuente
