Organizar para otros: lo que conviene dejar por escrito
Te ha tocado. Eres la vocal de extraescolares del AMPA, el director que hereda un patio vacío por las tardes o la técnica de juventud con un campamento municipal que montar. Nadie te ha explicado cómo se hace. Esto es lo que nos habría gustado que todo el mundo supiera antes de la primera reunión.
En unas extraescolares, un campamento municipal o un día sin cole hay siempre tres partes. Quien organiza: el AMPA, el colegio o el ayuntamiento. Quien lo hace cada tarde: una empresa, una asociación o un grupo de monitores. Y las familias, que apuntan a sus hijos y confían en las otras dos.
Casi todos los problemas que hemos visto en estos años nacen del mismo sitio: algo que cada parte daba por hecho que hacía la otra. Quién abre la puerta del gimnasio a las cuatro. Quién avisa a las familias si el monitor se pone enfermo. Quién guarda las fichas con las alergias. Quién decide que un grupo de cuatro niños no sale.
La solución es poco vistosa: escribirlo. Un documento de dos páginas, firmado antes de empezar, que diga quién hace cada cosa. Vale para un AMPA de pueblo y para un ayuntamiento con pliego.
Lo que la norma ya deja dicho
Las asociaciones de madres y padres tienen entre sus finalidades colaborar en las actividades educativas del centro, y pueden usar sus locales para las actividades que les son propias, comunicándolo antes a la dirección2. El Consejo Escolar, por su parte, aprueba y evalúa la programación general anual del centro3. O sea, que la primera conversación es con la dirección, y cuanto antes. Cada comunidad y cada centro tienen además sus propias instrucciones sobre el uso de los espacios fuera del horario lectivo; pregúntalas en secretaría antes de prometer nada a nadie.
Quién se encarga de cada cosa
Un reparto habitual y razonable. El tuyo puede ser otro; lo que no puede es estar sin decidir.
Las tareas de un curso de extraescolares, repartidas
AMPA, colegio o ayuntamiento
La empresa
La familia
Espacios
Consigue las aulas, el patio o el gimnasio, y acuerda con la dirección llaves, limpieza y horarios.
Los revisa antes de empezar y avisa de lo que pueda dar problemas.
—
Equipo
Pide la documentación y la guarda.
Selecciona, contrata, forma y sustituye a los monitores.
—
Oferta
Decide qué actividades se proponen, con los datos del sondeo.
Aconseja qué encaja por edad y por espacio, y programa cada actividad.
Contesta al sondeo y dice qué necesita.
Inscripciones
Difunde la oferta y los plazos.
Recoge las inscripciones y forma los grupos, si así se acuerda.
Rellena la ficha completa: alergias, teléfonos y personas autorizadas.
Cada tarde
Tiene una persona de contacto localizable.
Recoge a los niños, pasa lista, da la actividad y los entrega.
Avisa si no va y llega puntual a recoger.
Al final
Recibe la memoria y decide el curso siguiente.
Entrega la memoria y pasa el cuestionario.
Opina.
El cobro de las cuotas no está en la tabla a propósito: lo puede llevar el AMPA o la empresa, y las dos fórmulas funcionan. Lo que no funciona es decidirlo en octubre.
Lo que exige la ley
El certificado también alcanza a quien no cobra
Quien trabaja con menores tiene que acreditar, con un certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales, que no ha sido condenado por esos delitos. Lo contamos en el reportaje sobre campamentos. Para quien organiza hay tres detalles de esa misma ley que suelen pasar desapercibidos1.
El primero es que la ley habla de actividades «retribuidas o no». El padre que entrena al equipo de fútbol sala del AMPA y la madre que lleva el taller de ajedrez los jueves están dentro, igual que un monitor contratado.
Luego está a quién se dirige la prohibición de dar ocupación a quien tenga antecedentes: a «las empresas y entidades». Y un AMPA es una entidad.
Y el tercero: las entidades que hacen de forma habitual actividades deportivas o de ocio con menores están obligadas a designar un delegado o delegada de protección, la persona a la que un niño puede acudir y la que pone en marcha los avisos si se detecta una situación de violencia. Pregunta a la empresa quién es.
Ocho documentos antes de firmar
Ninguno es una rareza. Una empresa que trabaja bien los tiene hechos y los manda en un correo. Si alguno tarda semanas en aparecer, eso también es información.
El proyecto de cada actividadObjetivos, qué se hace en una sesión, cómo cambia por edades y cómo se evalúa. Con dos páginas basta.
Las titulaciones del equipoMonitor de ocio y tiempo libre, ciclos formativos o carreras de educación. Y quién coordina.
Los certificados de delitos sexualesDe todas las personas que vayan a estar con los niños, sustitutos incluidos.
Contratos y altas en la Seguridad SocialLa prueba de que quien entra en tu colegio trabaja para esa empresa y en regla.
Las pólizas de seguroResponsabilidad civil y accidentes, con el recibo en vigor. Pide la póliza, no una frase en un folleto.
Los protocolosRecogida y entrega, accidente, alergias, conflictos entre niños y qué pasa si falta un monitor.
El tratamiento de los datosQuién guarda las fichas, para qué y hasta cuándo. Va en el contrato.
El compromiso de memoria finalCon asistencia, lo que se ha hecho, incidencias y propuestas para el curso siguiente.
Qué ofrecer: menos actividades y más llenas
El error más común del primer año es el catálogo. Se ofrecen quince actividades porque suena a colegio con mucha vida, se apuntan cuatro niños a cada una y en octubre hay que cancelar diez y explicárselo a cuarenta familias.
Funciona mejor al revés. Un sondeo corto en primavera, con tres preguntas: qué días necesitas, qué le gustaría hacer a tu hijo y en qué curso estará. Con eso sobre la mesa, la oferta se construye sola: lo que piden de verdad, repartido para que cada etapa tenga algo cada día y para que no compitan dos actividades parecidas a la misma hora.
La oferta entera se mira mejor como un menú. Algo de moverse, algo de crear, algo de pensar y algo de idioma, para Infantil y para Primaria. Y mirar el edificio: patinaje pide una pista lisa, cocina necesita agua cerca y para teatro hay que poder hacer ruido. Una actividad estupenda en el espacio equivocado dura un trimestre.
En nuestras extraescolares los grupos son de diez a quince niños. Por debajo de cierto número un grupo no se sostiene, y por encima deja de ser una clase. Ese mínimo y ese máximo tienen que estar escritos y publicados con la oferta, para que nadie se entere en la puerta.
Cuando un grupo no llega al mínimo
Pasa todos los cursos, en todos los colegios. Lo que cambia es si estaba previsto.
Qué se hace cuando cierra el plazo y faltan niños
1
Se cuenta el día que cierra la inscripciónCon la lista real de cada grupo delante, no con la impresión de cómo va.
Llega al mínimo: el grupo sale.No llega: se sigue al paso 2.
2
Se mira si puede unirse a otroDos grupos de la misma actividad con edades cercanas, o el mismo grupo en otro día.
Encaja: se propone a las familias y se unen.No encaja: se sigue al paso 3.
3
Se da una semana más, con avisoSe dice a las familias apuntadas cuántos faltan. Son ellas quienes mejor llenan un grupo.
Se completa: el grupo sale.Sigue corto: se sigue al paso 4.
4
Se cancela y se ofrece otra cosaAntes del primer día, por escrito, con las actividades que sí tienen plaza. Y se apunta la demanda: quizá en enero haya grupo.
La salida que más cuesta a todos es arrancar un grupo que no se sostiene y cerrarlo en noviembre, con los niños ya hechos a su tarde y las familias con el horario montado.
Inscripciones y avisos: un solo canal
Una ficha de inscripción bien hecha ahorra la mitad de las llamadas del curso. Tiene que recoger el curso del niño, alergias y observaciones, dos teléfonos que alguien coja y los nombres de las personas autorizadas a recogerle. Esa información acaba en la lista que el monitor lleva encima cada tarde; si la ficha está incompleta, la lista también.
Sobre esos datos, la Agencia Española de Protección de Datos tiene una guía para centros educativos que merece la media hora que cuesta leerla. Dice dos cosas útiles para este caso: que las AMPA son responsables del tratamiento de los datos personales que recogen, y que las empresas que prestan servicios como las extraescolares por encargo de un centro tratan esos datos como encargadas del tratamiento4. A efectos prácticos, acuerda con la empresa quién recoge las fichas, quién las guarda y qué pasa con ellas en junio, y que conste en el contrato.
Para avisar
Elige un canal y mantenlo todo el curso. Las familias perdonan casi cualquier incidencia si se enteran a tiempo y por el sitio de siempre, y perdonan mal enterarse por otra madre en la puerta. Como mínimo hay que tener previsto cómo se avisa si una tarde no hay actividad, a quién escribe una familia con una queja y quién contesta. Si contesta la empresa, que el AMPA lo sepa; si contesta el AMPA, que la empresa lo sepa.
El curso de quien organiza empieza en abril
Las extraescolares que arrancan bien en octubre se decidieron antes del verano. Este es un calendario que funciona; adáptalo a tu centro.
Qué se hace en cada momento del curso
SepOctNovDicEneFebMarAbrMayJunJulAgo
Inscripciones
Actividades en marcha
Revisión con la empresa
Sondeo a las familias
Decidir oferta y empresa
Cuestionario y memoria
Orientativo. Las actividades suelen empezar en octubre, cuando el colegio ya tiene su horario completo, y acabar entre mayo y junio. La revisión de diciembre y la de marzo son una reunión de media hora con la lista de asistencia delante.
Cómo saber si ha ido bien
El curso se evalúa con cuatro cosas, y ninguna es la sensación general. La asistencia: un grupo que empieza con catorce y acaba con seis está diciendo algo. Lo que opinan los niños, preguntado por quien les da la actividad. Lo que opinan las familias, en un cuestionario anónimo y corto. Y la memoria de la empresa, que debe contar también lo que no ha salido.
Así cerramos nosotras cada servicio: valoración previa con el colegio o el ayuntamiento, opinión de los niños en la despedida, cuestionario a las familias y memoria final. Con esos cuatro papeles, la reunión de junio para decidir el curso siguiente dura una hora y nadie discute de memoria.
Si quieres ver cómo trabajamos con colegios, AMPAS y ayuntamientos, lo contamos en nuestra página para organismos. Y si lo que necesitas ahora es saber qué mirar en un equipo de monitores, cuántos niños lleva cada uno o cómo se entrega a un niño a la salida, sigue por el reportaje de campamentos.
Lo que más nos preguntan
¿Los padres voluntarios del AMPA necesitan el certificado de delitos sexuales?
Si su actividad supone un trato repetido, directo y regular con menores, sí: la ley incluye expresamente las actividades no retribuidas y el voluntariado.
¿Cuándo hay que empezar a preparar las extraescolares del curso que viene?
En primavera. El sondeo a las familias en abril, la oferta y la empresa decididas antes de que acabe junio, y las inscripciones abiertas en junio o en los primeros días de septiembre.
¿Qué pasa si una actividad no tiene suficientes niños?
Se intenta unir a otro grupo o se da una semana más avisando a las familias apuntadas. Si aun así no llega, se cancela antes de empezar y se ofrecen las actividades con plaza. El mínimo tiene que estar publicado desde el principio.
¿Quién responde si un niño se hace daño en una extraescolar?
Lo primero es comprobar, antes de empezar, que quien presta el servicio tiene seguro de responsabilidad civil y de accidentes en vigor y un protocolo escrito para estos casos. Para el caso concreto de tu centro, consulta a la aseguradora o a la asesoría del AMPA.
¿Puede la empresa quedarse con los datos de las familias al acabar el curso?
Depende de lo que diga el contrato, y por eso tiene que decirlo. Lo razonable es que los use solo para la actividad y que conste qué se hace con las fichas cuando termina.
¿Sirve todo esto para un campamento municipal o un día sin cole?
Sí. Cambian los plazos y, si contrata un ayuntamiento, el procedimiento, pero el reparto de tareas, los documentos y la evaluación son los mismos.
De dónde salen los datos
1 Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio, de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia, artículos 48 (entidades de deporte y ocio, delegado de protección), 57 (certificación negativa; actividades «retribuidas o no»; prohibición a empresas y entidades) y 59 (voluntariado). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
2 Real Decreto 1533/1986, de 11 de julio, por el que se regulan las asociaciones de padres de alumnos, artículos 5 (finalidades) y 9 (uso de los locales del centro). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
3 Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación, artículo 127 (competencias del Consejo Escolar). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
4 Agencia Española de Protección de Datos, «Guía para centros educativos»: apartados sobre encargados del tratamiento y sobre el tratamiento de datos por las AMPA. Ver la fuente
5 Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, artículos 29, 62, 99, 118 y 145 (texto consolidado). Boletín Oficial del Estado. Ver la fuente
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